Rèn luyện kỹ năng Quản lý thời gian (Time Management) như thế nào?
Kỹ năng Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc công sở hiện nay. Điều đáng nói là, một đại bộ phận người đi làm hiện nay không cảm thấy tự tin với kỹ năng quản lý thời gian của mình. Nguyên nhân chủ yếu có lẽ là, môi trường sống xung quanh ta hiện nay có quá nhiều thứ làm phân tâm và mất tập trung, gây ra sự tiêu tốn thời gian không cần thiết.
Trong bài viết này, một số phương pháp và mẹo nhỏ để giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ được đưa ra. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!
Nguồn: Lab Manager
1/ Loại bỏ những tác nhân gây phân tâm
Khi phải thực hiện một công việc quan trọng và khẩn cấp, tốt hơn hết là hãy cố gắng loại bỏ những tác nhân có thể làm cho chúng ta bị phân tâm, mất tập trung. Trong thời đại ngày nay, những tác nhân gây mất tập trung điển hình nhất là mạng xã hội (MXH) và smartphone.
Nếu không muốn lãng phí thời gian, bạn có thể cân nhắc việc cố gắng không sử dụng MXH và trì hoãn việc này cho đến khi hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể ngưng sử dụng smartphone và chuyển hẳn sang sử dụng điện thoại di động thông thường để tránh xao nhãng. Sau cùng thì, những chức năng cần thiết nhất ở một chiếc điện thoại là nghe, gọi và nhắn tin, không phải để buôn chuyện trên MXH hoặc chơi game.
Nguồn: organizeforsuccess.blogpost.com
2/ Hiểu được mục tiêu và những việc bạn phải làm
Để có thể phân chia được công việc một cách hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ được mức độ quan trọng và khẩn cấp khác nhau của từng công việc, hoặc từng công đoạn khác nhau của một công việc. Phần lớn mọi người sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian khi họ không nắm rõ được mục tiêu của mình.
3/ Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên
Phương pháp này có liên hệ trực tiếp tới phương pháp thứ 2. Một khi bạn hiểu được mức độ khẩn cấp khác nhau của các công việc, bạn sẽ có thể tự tạo ra một kế hoạch thực hiện chúng cho mình, với những ưu tiên khác nhau dựa trên mức độ khẩn cấp khác nhau. Bạn có thể phân chia những công việc bạn cần phải thực hiện thành 4 nhóm như sau:
- Quan trọng và khẩn cấp: đây là những công việc bắt buộc phải thực hiện ngay lập tức. Bạn cần ưu tiên nhóm này nhất.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: đây là những công việc bắt buộc phải thực hiện, nhưng không có thời hạn cụ thể. Bạn có thể từ từ sắp xếp thời gian cho nhóm công việc này.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: đây là những việc nhỏ, việc vặt, nhưng cần phải được hoàn thành ngay lập tức. Bạn có thể bổ nhiệm bớt những công việc thuộc nhóm này cho người khác nếu có thể.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: đây cũng là nhóm những việc nhỏ, việc vặt, nhưng đồng thời không khẩn cấp. Bạn không cần quá bận tâm vào nhóm này.
Nguồn: BusinessSetFree.com
4/ Thực hiện sớm các công việc
Nếu có thể, bạn hãy cố gắng hoàn thành những công việc có thời hạn vào ngày mai vào buổi tối hôm nay. Hoặc hoàn thành những công việc có thời hạn vào tuần sau trong vòng tuần này. Việc này giúp bạn tạo ra được một biên an toàn cho tiến độ làm việc của mình. Tất nhiên là, trước khi quyết định liệu có nên thực hiện sớm một công việc, bạn hãy dùng phương pháp thứ 3 để cân nhắc tầm quan trọng và khẩn cấp của việc đó.
5/ Tự đặt ra thời hạn khi thực hiện công việc
Với một công việc bất kỳ, tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, bạn hãy tự đặt cho mình một thời hạn phù hợp để hoàn thành nó. Ví dụ: khi cần phải hoàn tất một bản báo cáo, nếu có thể, bạn hãy đặt ra thời hạn trong vòng 30 phút để hoàn thành nó. Việc này sẽ giúp tạo ra thêm động lực để bạn có thể hoàn thành công việc.
Nguồn: Revelry Lab
6/ Học cách từ chối
Nếu như cùng một lúc bạn bị giao cho quá nhiều việc, đừng bận tâm, một lần nữa hãy tự phân chia những công việc của mình dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Với những công việc thuộc nhóm không quan trọng hoặc không khẩn cấp, bạn có thể từ chối việc thực hiện chúng. Bạn không nên ngại nói lời từ chối, nhất là khi sự từ chối này có thể giúp bảo đảm công việc của bạn được thực hiện một cách hiệu quả và chất lượng hơn.
7/ Học cách bổ nhiệm công việc
Đây là phương pháp đặc biệt hữu ích, và cần thiết, đối với những ai mang chức danh quản lý hoặc trưởng nhóm. Việc lãnh nhận lấy quá nhiều trách nhiệm và công việc sẽ chỉ làm cho bạn dễ bị phân tâm hơn, nhất là khi những công việc này đều thuộc nhóm vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Lúc này, phương án tốt nhất là tìm đúng người để bổ nhiệm đúng việc. Như vậy, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những việc còn lại.
Nguồn: Lynda.com
8/ Nghỉ ngơi và giữ sức khỏe
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, đó là việc tự tập cho mình thói quen nghỉ ngơi và giữ sức khỏe thường xuyên. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ tạo ra một tinh thần hưng phấn và tỉnh táo, giúp bạn có thể thực hiện các công việc với năng suất cao hơn. Nếu bạn làm việc quá sức, cơ thể mệt mỏi sẽ khiến bạn mất dần khả năng tập trung và tư duy, lúc này thì dù bạn áp dụng cả 7 phương pháp trên cộng lại thì cũng không đạt hiệu quả.
Trên đây là 8 phương pháp có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Bạn đã áp dụng những kỹ năng nào rồi? Bạn thấy kỹ năng nào hữu ích và kỹ năng nào không hiệu quả lắm? Hãy cùng chia sẻ trong phần bình luận phía dưới nhé!
Nguồn:
Bates, J. (2014) Work Smarter, Not Harder: 21 Time Management Tips To Hack Productivity. Link:
Chua, C. (2018) 20 Quick Time Managment Tips To Super Boost Your Productivity. Link:
Polevoi, L. (2018) 8 Tips for Effective Time Management. Link:
Hồ Bình
Dung Võ
Em cảm ơn bài chia sẻ của ạ, thật sự bài viết rất bổ ích với em.
Nhi Trịnh
Theo em phương pháp t3 là phương pháp hiệu quả nhất nhất, nhưng để thực hiện được phương pháp này mình cần phải dành time để lên list công việc, từ đó cũng kích thích được năng lượng giải quyết bên trong của mình hơn nữa
Thanh Nhân
Cảm ơn anh vì bài chia sẻ rất hay ạ. Bản thân e đã từng cố gắng lấy giấy bút liệt kê danh sách công việc cho ngày mai và đặt deadline cho từng công việc cụ thể. Nhưng vì em đã quá tham lam cố gắng làm thật nhiều việc và làm nhanh nhất có thể nhưng thực tế không đạt được như mình mong muốn rồi đâm ra chán nản không muốn lên time-line hằng ngày nữa luôn ạ. Và phần lớn cũng vì MXH mà nó lấy đi hầu hết các quỹ thời gian một cách vô bổ. Thật sự em là 1 con nghiện và em đang dần tập nó, quyết tâm mỗi lần onl 2 phút thôi xong bỏ điện thoại xuống. Nhưng kiểu ngứa tay trong lúc tập trung làm một việc gì đó là tự nhiên đầu óc sao nhãng ngay và không tập trung được nữa ạ.
Em muốn hỏi a là lúc a cố gắng không sử dụng MXH trong vòng 1 buổi tối, 1 ngày rồi vài ngày, vv.. thì những cách cụ thể mà a đã thực hiện để a ko bị cám dỗ bởi chiếc điện thoại là gì ạ? (Dạ ví dụ như bỏ điện thoại vào tủ xong lấy khóa khóa lại, đưa chìa khóa cho người khác giữ cũng là một cách hay ạ :D)
Người ẩn danh
Cảm ơn anh vì bài viết rất bổ ích cho bản thân em. Tuy nhiên hiện nay các thông báo về lớp về hoạt động ngày thi (vì hiện tại em là sinh viên) đều đăng trên Facebook hoặc liên hệ với nhau bằng Zalo nên em không biết làm cách nào để có thể đổi qua điện thoại bình thường dù e đã cố gắng thử vài lần. Không biết anh có cách nào để giải quyết vấn đề của em không ạ ? Em cảm ơn chúc anh một ngày tốt lành.
Trần Thu Hương
Việc quản lý thời gian luôn khó. Em thấy những tác nhân gây xao nhãng cho mình rất khó kiểm soát. Dù đã cố gắng nhưng không biết làm cách nào để tránh bị tác động?
Trần Mai Trung
Bài viết hay và đầy đủ lắm ạ ^^ Không biết anh có thể chia sẻ thêm 1 số tips hay công cụ nào để quản lý thời gian hiệu quả hơn không ạ? Hiện nay e đang dùng google calendar với google keep.
Nauda256
Tks a vì bài viết rất bổ ích ạ. E từng áp dụng 1 vài phương pháp trên, nhưng không duy trì được lâu, k biết vẫn có phải từ bản thân e chưa thật sự tập trung hay là do k biết qli tgian hay k nữa :((
A có từng có cảm giác mình cố gắng nhưng vẫn k thay đổi đc gì k ạ? Kiểu là mình đang thấy nó vô cùng quan trọng và khẩn cấp nhưng làm hết cách vẫn chưa có đc sự tập trung cần thiết, rồi mình tự làm mình tốn tgian ấy a
Thư Nguyễn
Cám ơn anh vì chủ đề bài viết rất hay ạ. Em đã thử tự đặt deadline cho các công việc em làm nhưng kết quả là em toàn làm xong việc mà bị lố thời gian ạ. Khi đặt dealine em chỉ có thể tập trung lúc đầu, lúc về sau thì càng dễ nản và bị những thứ khác ảnh hưởng ạ. Em không biết đây có phải là do em đặt thời gian công việc sai không ạ
Hường Hoàng