Các loại tài liệu lưu trữ?

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… 1. Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay. 2. Tài liệu khoa học – kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…. 3. Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… 4. Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin. Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ… Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước.