Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi làm giấy phép lao động?

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các lĩnh vực như giáo dục, công nghệ, sản xuất, thương mại, tư vấn, xây dựng và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp không thể chỉ ký hợp đồng lao động rồi cho làm việc ngay, mà cần kiểm tra xem người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép lao động hay không.

Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, công ty có vốn nước ngoài hoặc trung tâm giáo dục, thường dễ bỏ sót.

Giấy phép lao động là gì?

Vì sao doanh nghiệp nên quan tâm đến giấy phép lao động?

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào năng lực chuyên môn của người lao động nước ngoài mà quên mất phần pháp lý. Điều này có thể dẫn đến một số rủi ro như:

• Người lao động nước ngoài làm việc khi chưa đủ điều kiện pháp lý;
• Hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả lại do thiếu giấy tờ;
• Bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp hoặc giấy khám sức khỏe không phù hợp;
• Doanh nghiệp nộp hồ sơ sát ngày làm việc nên không kịp thời hạn;
• Người lao động không thể gia hạn visa, thẻ tạm trú hoặc hợp đồng lao động vì thiếu giấy phép lao động;
• Doanh nghiệp bị ảnh hưởng khi có thanh tra, kiểm tra lao động.

Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động nên được thực hiện sớm, có kế hoạch và đúng quy trình.

Những trường hợp thường cần làm giấy phép lao động

Tùy từng vị trí và hình thức làm việc, người lao động nước ngoài tại Việt Nam có thể thuộc diện phải xin giấy phép lao động hoặc thuộc diện được xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Một số nhóm thường gặp gồm:

• Nhà quản lý;
• Giám đốc điều hành;
• Chuyên gia;
• Lao động kỹ thuật;
• Người lao động được điều chuyển từ doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam;
• Người thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận thương mại, dịch vụ;
• Người tham gia dự án, gói thầu tại Việt Nam.

Do mỗi nhóm có yêu cầu hồ sơ khác nhau, doanh nghiệp không nên dùng chung một mẫu hồ sơ cho tất cả người lao động. Đây là lỗi khá phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Hồ sơ làm giấy phép lao động thường gồm những gì?

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các nhóm giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động;
• Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài;
• Ảnh chân dung theo đúng quy định;
• Giấy khám sức khỏe hợp lệ;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phù hợp;
• Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm;
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam;
• Các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp sử dụng lao động.

Với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và thời hạn sử dụng. Đây là phần dễ phát sinh lỗi vì nhiều doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ xong mới phát hiện tài liệu chưa hợp lệ để nộp.

Những lỗi thường gặp khi làm giấy phép lao động

Một số lỗi doanh nghiệp hay gặp gồm:

• Chưa xác định đúng vị trí là chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật;
• Kinh nghiệm làm việc không khớp với vị trí dự kiến tuyển dụng;
• Giấy khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp quá thời hạn;
• Hồ sơ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tin trên hộ chiếu, bằng cấp, hợp đồng, văn bản xác nhận không thống nhất;
• Nộp hồ sơ quá sát ngày người lao động dự kiến làm việc;
• Không theo dõi phản hồi từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ cấp giấy phép lao động mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự, hợp đồng lao động, visa và thẻ tạm trú của người nước ngoài.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động khi:

• Lần đầu tuyển dụng người lao động nước ngoài;
• Không rõ người lao động thuộc diện phải xin giấy phép hay miễn giấy phép;
• Hồ sơ có nhiều giấy tờ nước ngoài;
• Cần làm giấy phép lao động cho chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật;
• Cần xử lý hồ sơ gấp để kịp thời gian làm việc;
• Muốn hạn chế sai sót, tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần;
• Cần hỗ trợ thêm các thủ tục liên quan như visa, thẻ tạm trú, hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc dùng dịch vụ không có nghĩa là “bỏ qua quy trình”, mà là có đơn vị chuyên môn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, xác định đúng trường hợp và theo dõi quá trình xử lý.

AZVLAW hỗ trợ làm giấy phép lao động như thế nào?

AZVLAW là đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trong các thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Với dịch vụ làm giấy phép lao động, AZVLAW hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn điều kiện, rà soát hồ sơ, hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ, soạn hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và tư vấn các thủ tục liên quan sau khi có kết quả.

Một số nội dung AZVLAW có thể hỗ trợ gồm:

• Tư vấn điều kiện cấp giấy phép lao động;
• Kiểm tra người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép lao động hay không;
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ theo từng vị trí công việc;
• Rà soát bằng cấp, kinh nghiệm, hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe;
• Hỗ trợ soạn hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động;
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ;
• Tư vấn thủ tục visa, thẻ tạm trú và các vấn đề pháp lý liên quan.

Nếu doanh nghiệp đang cần tìm hiểu thủ tục hoặc muốn được hỗ trợ trọn gói, có thể tham khảo thêm dịch vụ làm giấy phép lao độngtại AZVLAW nhé!

Kinh nghiệm nhỏ cho doanh nghiệp

Theo mình, khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ pháp lý song song với quá trình đàm phán hợp đồng lao động. Đừng đợi đến khi người lao động sắp sang Việt Nam hoặc sắp bắt đầu làm việc mới kiểm tra giấy phép lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên lưu ý 3 điểm quan trọng:

• Xác định đúng vị trí công việc của người lao động nước ngoài;
• Kiểm tra kỹ tính hợp lệ của giấy tờ được cấp ở nước ngoài;
• Chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh bị động về thời gian.

Kết luận

Giấy phép lao động là một trong những giấy tờ quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Nếu chuẩn bị hồ sơ không đúng, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian bổ sung, ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự và các thủ tục cư trú của người lao động.

Với những hồ sơ đơn giản, doanh nghiệp có thể tự tìm hiểu và thực hiện. Tuy nhiên, nếu hồ sơ có yếu tố nước ngoài phức tạp, cần xử lý nhanh hoặc doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, việc sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động tại AZVLAW là một phương án đáng cân nhắc để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.