1. Kỹ năng mềm

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?

Mỗi người- mỗi ngày đều có 24 giờ. Thời gian luôn là hữu hạn nên nếu không biết cách lên kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất thì công việc hay vấn đề vẫn luôn ở đó và càng ngày càng bành trướng cho đến khi mỗi chúng ta không còn khả năng để xử lý nó.

Mình là người luôn rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. Vậy làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?

Từ khóa: kỹ năng quản lý thời gian, quản lý thời gian, quản lý công việc, kỹ năng mềm

Trên Noron! từng có một số bạn chia sẻ về vấn đề này, bạn thử tham khảo nha:



Trả lời

Trên Noron! từng có một số bạn chia sẻ về vấn đề này, bạn thử tham khảo nha:



Chào bạn, 

Mình rất thích câu hỏi của bạn. Đây cũng là câu hỏi mình thường xuyên hỏi bản thân mình và cố gắng đi tìm một câu trả lời phù hợp. Mỗi khi tìm được câu trả lời nào đó tâm đắc, mình lại phát triển lại thành một bài viết trên blog cá nhân (theintrovertwriter.com) để chia sẻ với mọi người.

Hôm nay, mình chia sẻ với bạn một đoạn trong một bài viết có tên "Bí Mật Về Quản Lý Thời Gian Có Thể Bạn Chưa Biết" với hy vọng gợi mở cho bạn những ý tưởng mới để phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. 

"Tôi đọc được từ đâu đó ý tưởng này. Nó khiến tôi rất tâm đắc. Đó là đừng quản lý thời gian của bạn. Vì ai cũng có 24 giờ trong một ngày. Hãy quản lý bản thân bạn trước hết. 

Bạn có thấy không, tất cả những gì tôi trình bày phía trên, đâu có liên quan nhiều đến quản lý thời gian. Từ việc đặt mục tiêu, chọn điều quan trọng nhất, tập trung vào công việc, loại bỏ xao nhãng, cho đến sống tối giản. Tất cả đều xoay quanh bản thân chúng ta. 

Nếu như bạn không 

hiểu rõ bản thân
mình, đâu là mục tiêu của mình, công việc quan trọng nhất mình cần làm, dù bạn làm việc chăm chỉ, có thể cũng không đóng góp gì nhiều cho sự phát triển của chính bạn. 

Quản trị bản thân giúp bạn kỷ luật với chính mình, biết tập trung trong công việc, linh hoạt với những thay đổi, xây dựng được thói quen. Nếu không quản trị chính mình, có ích gì khi quản trị thời gian của bạn? Có ích gì khi bạn xây dựng ra cả một danh sách to-do list dài dằng dặc, mà 

trì hoãn
và không bắt tay vào làm bất kỳ điều gì?

Bạn có thể học cách quản trị bản thân, làm chủ thời gian bằng cách đầu tư vào hai tài sản. Tài sản thứ nhất là mindset – tư duy của bạn. Phần còn lại dành cho skillset – bộ kỹ năng của bạn.

Mindset

Rèn luyện tư duy bằng cách không ngừng học hỏi, gia tăng hiểu biết về mọi thứ cần thiết trong cuộc sống. Tư duy tốt cũng giúp bạn xây dựng được thói quen, áp dụng những ý tưởng mới vào cuộc sống. Ngoài ra, cũng nên xây dựng lối 

tư duy phát triển
, không bị bó hẹp trong một khuôn khổ nào, không ảnh hưởng bởi số đông, và có thể linh hoạt thay đổi trước biến động. Như vậy, sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn.

Skillset

Kỹ năng cũng là điều chúng ta cần quan tâm học hỏi. Bởi làm chủ được kỹ năng, bạn sẽ hoàn thành được công việc trong thời gian ngắn. Năng suất làm việc của bạn tăng lên. Bạn cũng có thể dành thêm nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình của mình.

Một điều nữa, cũng cực kỳ quan trọng trong hành trình của bạn. Đó là…

Dành thời gian tái tạo năng lượng

Kể cả bạn có thể dành toàn bộ thời gian cho công việc, đừng làm vậy thường xuyên. Cháy hết mình có lúc sẽ khiến bạn cạn kiệt năng lượng. Lúc đó, bạn sẽ khó có thể quản trị bản thân mình. Bởi dù bạn biết được đâu là công việc bạn cần ưu tiên thực hiện, bạn cũng không có ý chí và sức lực để ngồi xuống và làm bất kỳ điều gì. Đó là chưa kể bạn không thể tạo ra được những kết quả tốt nhất cho công việc của chính mình.

Bởi vậy, dù nhàm chán, tôi vẫn muốn gửi đến cho bạn vài lời khuyên nho nhỏ. Hãy ngủ đủ giấc. Nghỉ ngơi. Ăn uống điều độ. Tập thể dục. Dành thời gian cho bản thân và những người yêu thương. Thi thoảng, tự thưởng cho bản thân những điều bạn yêu thích. Có như vậy, bạn mới có thể sẵn sàng làm việc và chiến đấu vì những gì bạn khát khao và mơ ước."

Phần còn lại của bài viết có chia sẻ thêm về một số cách sau, nếu quan tâm bạn hãy tìm đọc toàn bộ bài viết trên The Introvert Writer nhé. 

1. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể
2. Chẻ nhỏ mục tiêu
3. Điều quan trọng nhất
4. Tập trung. Loại bỏ xao nhãng
5. Đặt thời gian cho mọi thứ
6. Linh hoạt
7. Những việc có thể hoàn thành trong 5 phút
8. Tạo thói quen cho bản thân
9. Sử dụng sự trợ giúp
10. Sống đơn giản

Cảm ơn bạn.

Chúc bạn quản lý thời gian ngày càng hiệu quả hơn!

Bạn và mọi người tham khảo thêm tại đây nhé:

media-object

Mọi người ứng dụng tư duy 5W-1H vào cuộc sống như thế nào?

www.noron.vn

Với lại, mình cũng rất recommend cho mọi người công thứ 5W-1H rất hiệu quả để áp dụng vào việc lập Kế hoạch và quản lí thời gian hiệu quả nha:

media-object

Mọi người ứng dụng tư duy 5W-1H vào cuộc sống như thế nào?

www.noron.vn

Để quản lý thời gian hiệu quả:
  1. Hãy nhớ rằng Sự Đơn Giản luôn chiến thắng Sự Phức tạp, Rườm Rà.
  2. Dậy thật sớm khi có ít người xung quanh
  3. Tắt điện thoại đi
  4. Đừng trả lời email
  5. Loại bỏ đồ công nghệ điện tử làm chúng ta xao nhãng
  6. Dán bảng "Đừng làm phiền" trước cửa phòng làm việc
  7. Định luật Parkinson: quy định cho bản thân ít thời gian hơn để hoàn thành công việc.
  8. Phương pháp từ từ, tiệm tiến: hoạch định nhiều việc hơn một cách dần dần
  9. Tập thể dục và sống lành mạnh cũng gián tiếp giúp quản lý thời gian hiệu quả.

Dưới đây là cách Quản lý thời gian của bản thân mà mình đang áp dụng:

Điều đầu tiên bạn cần hiểu Quản lý thời gian có mối quan hệ rất mật thiết với quản lý năng lượng. Vấn đề không phải là bạn không có kỹ năng quản lý thời gian mà là bạn chưa hướng vào bên trong để tìm hiểu cách vận hành cơ thể của mình.
Mỗi người sẽ có một cơ cấu khác nhau, như mình thì là đầu tháng làm việc rất năng suất và hiệu quả, làm tốt các nhiệm vụ khó nhưng cuối tháng thì mình hay bị tụt tâm trạng, mất sức, và cứ sau 2-3 tháng thì mình có một đợt mất hết toàn bộ năng lượng, đó là lúc mình sẽ giải khuây thật sự.
1. Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 80/20.
Đây là bí quyết đã cứu mình rất nhiều.
20% công việc THẬT SỰ QUAN TRỌNG → 80% NĂNG SUẤT
80% công việc KHÔNG TÊN VÀ KHÔNG QUAN TRỌNG → 20% NĂNG SUẤT.
Ví dụ, bạn bỏ ra nghiêm túc tập trung 20% thời gian học tiếng Anh thì bạn sẽ thu về 80% năng suất, giúp ích rất nhiều cho định hướng tương lai.
Ngược lại, bạn bỏ ra hầu hết 80% thời gian vào những việc như lướt face, skincare quá lâu, tìm tài liệu liên miên nhưng chưa có hồi kết, chạy deadline cho những bài tập không thật sự cần thiết, …. đến cuối cùng bạn cũng chỉ nhận về 20% năng suất sau một ngày.
2. Bán thời gian để lấy tiền thật sự khiến chúng ta DỄ NGHÈO.
Mình nói là DỄ nghèo chứ không phải là CHẮC CHẮN nghèo nhé.
Mình biết có nhiều bạn cũng như mình, thường làm công việc bán thời gian đổi lấy tiền chứ không phải bán sản phẩm. Đó là điều hết sức bình thường và đôi khi là cần thiết lúc này để ta tôi luyện chính mình.
Nhưng với mình, việc mình bán thời gian với giá 13k,15k hay 100k/h chỉ là câu chuyện tạm thời, không thể sống cả đời với nó.
→ Vì thế mình có hai quy tắc cho việc này:
1. Bán đúng và đủ số giờ mình đã cam kết, nhưng chất lượng.
2. Đã bán thời gian thì không thể bán thêm linh hồn sức trẻ bên trong.
→ Đây là điều cực kỳ quan trọng. Sau khi kết thúc một ca làm, dù rất mệt nhưng bạn cũng phải chia nhỏ thời gian mà học hỏi thêm, nâng cao tri thức, nội tại và tầm hiểu biết, đó là chi phí cơ hội, bạn sẽ được nhận lại vào một ngày “ khá “ xa trong tương lai nhưng quả của nó rất ngọt.
3. Mình sử dụng Calendar đã gần 3 năm nay.
https://cdn.noron.vn/2022/06/13/7980185335974387-1655111104.jpg
Mình có sử dụng thêm các phần mềm khác trong quá trình đó như Notion, Trello, Potato, to-do list… Nhưng đến cuối cùng mình trung thành với Calendar là chủ yếu và Notion.
Notion → là căn nhà lớn của cuộc đời mình, lưu giữ mọi cột mốc và bí mật.
Calendar → là người bạn thân thuộc trong cuộc sống hằng ngày giúp mình từng bước đạt được các cột mốc trong Notion.
Với Calendar, mình cũng có hai quy tắc:
  1. Lên công việc phù hợp với năng lượng bản thân như đề mục 1.
  2. Không phải là lên công việc cho vui và giảm đi nỗi bất an, đã là lên là làm đến cùng dù có mệt, để bản thân biết hôm sau lên công việc phù hợp hơn cả.
----------
Điều quan trọng là, bạn hiểu được tầm quan trọng của thời gian và công việc bạn làm, nếu làm được thì bạn có gì ? Còn nếu không làm được, bạn mất thật nhiều cái gì ?
Mình cũng một thời gian dài quản lý thời gian ngu ngốc, thiếu hiệu quả và tưởng mình chăm chỉ lắm nhưng kết quả thu về chỉ đạt 30%. Như thế thì chẳng cần phải ra sức quản lý và ép mình nhiều làm gì.
Cơ mà nhờ có nó thì mình cuối cùng cũng tự đúc kết lại được cho mình bài học của riêng mình, tâm lý và hành vi của mình đã cảm được thời gian khá tốt và điều chỉnh đúng như mình mong muốn.
Thời gian là có hạn, chỉ khi bạn quản lý được cảm xúc và suy nghĩ chính mình, thời gian sẽ tự động được quản lý bởi bạn.

Áp dụng kết hợp Pomodoro (bộ đếm time) và TodoList