Kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin trong đó không thể thiếu phương thức liên lạc qua email. Không giống như các hình thức thông thường, việc trao đổi qua email đòi hỏi tính trang trọng và chuyên nghiệp. Đây là kỹ năng quan trọng không chỉ đối với những người đi làm mà còn rất cần thiết với sinh viên khi liên hệ với thầy cô, câu lạc bộ và nhà tuyển dụng.
Vậy thế nào là một email đáp ứng đủ tiêu chuẩn? Cần lưu ý điều gì khi viết email để đảm bảo tính chuyên nghiệp? Thông qua bài viết này, hi vọng có thể chia sẻ đến các bạn những thông tin bổ ích về việc viết email.
1. Lập địa chỉ email chuyên nghiệp
Nhiều bạn trẻ hiện nay vẫn sử dụng địa chỉ email không phải tên thật mà dùng biệt danh, tên người nổi tiếng, nhân vật hoạt hình,...
VD:
-> Những email này không sai tuy nhiên thiếu tính chuyên nghiệp. Bạn hãy tưởng tượng một câu lạc bộ, tổ chức hay thầy cô, nhà tuyển dụng nhận được email và nhìn địa chỉ gửi chắc chắn họ sẽ không đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.
Các bạn nên sử dụng email với tên thật của mình có thể kèm ngày sinh, trường học, địa chỉ làm việc,....Tránh những yếu tố cá nhân quá hoặc những tính từ trong địa chỉ email.
VD:
2. Lựa chọn cách gửi email thông minh
- Có 3 cách gửi:
To: Là nơi để viết địa chỉ mail mà bạn muốn gửi đến.
CC: Là chữ viết tắt của cụm từ carbon copy. Với CC bạn sẽ có thể tạo ra bản sao email và gửi cho nhiều người khác nhau.
BCC: Là chữ viết tắt của cụm từ blind carbon copy. Với BCC người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác. Tuy nhiên những người này không thể nhìn thấy danh sách của những người cùng được nhận email này. Vì thế để bảo mật danh sách nhận email thì tính năng BCC sẽ được sử dụng.
-> Nắm rõ chức năng của các cách gửi để lựa chọn thông minh phù hợp trong từng hoàn cảnh
3. Tiêu đề email
Có thể đặt tiêu đề email dựa theo yêu cầu của bên nhận. VD: [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] HỌ & TÊN.
Trong trường hợp không có yêu cầu vẫn nên đặt tiêu đề mail. Đặt tiêu tiêu đề ngắn gọn nhưng đúng chủ đề để khi đọc người khác có thể nhận biết nội dung chính của email muốn truyền đạt điều gì. VD: BIÊN BẢN HỌP NGÀY 15/08/2021
4. Nội dung email
Nội dung email thông thường có thể bao gồm các thành phần: Lời chào, giới thiệu bản thân, nội dung chính, lời mong hồi đáp, lời cảm ơn, tên.
Tùy trường hợp và đối tượng có thể thêm một vài phần khác.
5. Lưu ý
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Không sử dụng ngôn ngữ nói, tiếng địa phương, kí hiệu hay viết tắt, tránh những từ ngữ biểu biểu đạt cảm xúc, tránh dùng từ “ạ” quá nhiều,...
Nên dùng ngôn ngữ viết trang trọng, sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. VD: Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên; Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau; Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng, chia đoạn nếu viết dài,...
Định dạng: nên sử dụng font quen thuộc như Times new roman; cỡ chữ 13-14; giãn cách 1,15-1,5; căn lề 2 bên,...
6. Đính kèm và chữ ký
Đính kèm: Nên có câu gợi mở về tệp đính kèm. VD: Em xin gửi tệp đính kèm thông tin cá nhân ở dưới email này.
Chữ ký: cần để thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay khi cần.
Trên đây là những tiêu chí viết email dựa trên kinh nghiệm thực tế cá nhân. Mong có thể là thông tin hữu ích với các bạn, nếu có bất kỳ sai sót hay bổ sung bạn hãy comment dưới bài viết này nhé.
chuyên nghiệp
,kỹ năng mềm
Mail đầu tiên của mình là congchuabebong@gmail.com ^^
Lê Tường Vy
Mail đầu tiên của mình là congchuabebong@gmail.com ^^