Những kỹ năng cần có của một người tổ chức sự kiện

Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, thế nhưng thực chất, sau khi trải qua một khoảng thời gian tuy không dài làm sự kiện, tôi đã chiêm nghiệm ra rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này.

Vậy đâu là những kỹ năng cần có của một người tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện là một trong những kỹ năng quan trọng lúc bấy giờ (Nguồn: Internet)

Để nói về kỹ năng để làm sự kiện thì có thể nói là nhiều vô số kể và cần được trau dồi trong suốt cả khoảng thời gian làm nghề. Tuy nhiên, có thể xét đến một số tố chất thiết yếu như: kỹ năng tổ chức tốt, khả năng quản lý quỹ thời gian, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp tốt, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp,...

Kỹ năng viết kịch bản

Một kịch bản tốt được xây dựng nên từ sự sáng tạo (Nguồn: Internet)

Để viết được một kịch bản event tốt, người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào ,từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu ý tưởng không được diễn đạt thì cũng sẽ trở nên vô ích.

Nói đến kỹ năng viết thì không thể hoàn thiện và trau dồi ngày một, ngày hai mà đó là cả một quá trình.

• Mỗi ngày bạn viết một ít, thì đến lúc cần, bạn mới có thể truyền tải ý tưởng của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.
• Mỗi ngày bạn đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ phong phú hơn, khả năng diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên.
• Mỗi ngày bạn gặp và trò chuyện thêm với một người có khả năng giao tiếp tốt cũng có thể cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân.

Kỹ năng viết Proposal

Proposal có vai trò quan trọng trong việc Tổ chức sự kiện (Nguồn: Internet)

Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh, bạn cần biết được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

• Một Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.
• Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.
• Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của chúng ta, hoặc sẽ bỏ qua cả những ý tưởng chính. 

Và để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết Proposal, cần thành thạo khả năng sử dụng PowerPoint, để có thể trình bày ý tưởng của bản thân một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, infographic,...

Kỹ năng lên Checklist

Có thể nói, checklist không có bất kỳ khuôn mẫu nào cả, không phải dựa vào bất kỳ ai mà hầu như chỉ dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân, làm nhiều ắt sẽ thành thạo hơn.

Tuy nhiên, có một số yếu tố rất cần thiết để có thể hoàn thành tốt checklist cho sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát về toàn bộ sự kiện. 

Kỹ năng quản lý tài chính

Việc quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện là một công việc khá đau đầu. Chính vì vậy mà người làm tổ chức sự kiện cần sở hữu tính khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra,.. mới có thể quản lý tài chính giỏi được, hỗ trợ thành công, mang lại lợi nhuận khi tổ chức sự kiện.

Mặc dù mỗi ngân sách cần thời gian để thực hiện, tuy nhiên vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát:

• Hãy thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.
• Luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.
• Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện

Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát hoạt động cần:

• Khả năng giao tiếp: cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối ưu hoá khả năng của từng nhân sự, cũng như tối ưu hoá cơ hội và hạn chế rủi ro.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây, từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy ra đối với một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: ở vị trí giám sát, chúng ta không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết, chúng ta cần nắm được yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực/ hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.

Để rèn luyện kỹ năng này, cần tham gia nhiều các sự kiện và đúc kết kinh nghiệm cho chính bản thân. Cần quan sát, đánh giá và nhận định tốt tình hình để đúc kết được những giá trị bền vững cho bản thân.

Tổ chức sự kiện là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất trong thời đại bây giờ. Vì vậy để có thể trở thành một người có khả năng tổ chức tốt, hãy biết cách trau dồi, rèn luyện bản thân từ những kỹ năng nhỏ nhặt nhất và đúc kết kinh nghiệm từ những hoạt động, những người xung quanh mình.