Xin chào chuyên gia Hà Mai. Chị có thể cho biết làm thế nào để hoạt động truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp đạt hiệu quả không?
Hiện tại dù thấy chị đang làm Personal Fitness Coach nhưng em vẫn muốn đặt ra câu hỏi này vì được biết chị có kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông. Khi đi làm em thường thấy sự giao tiếp giữa cấp trên và nhân viên ít hiệu quả vì đôi bên không hiểu nhau: Sếp thì thường nói rất ngắn, rất nhanh làm nhân viên không hiểu ngược lại nhân viên thường báo cáo rất dài, rất lâu làm sếp cũng...không hiểu.
Thậm chí là cùng làm ở một đơn vị, một bộ phận nhưng mỗi nhân sự lại hiểu về định hướng phát triển của cty một kiểu khác nhau. Điều này khiến em có cảm giác mọi người bị thiếu thông tin hoặc nguồn thông tin không nhất quán. Vậy nên các dự án, công việc chạy theo tình trạng xoay vòng vòng. Rất mong chị giải đáp giúp.
kinh doanh và khởi nghiệp
,truyền thông đa phương tiện
,personal fitness coach
Chào bạn,
Đây là vấn đề chung của nhiều công ty, do "miscommunication" (hiểu nhầm trong giao tiếp) giữa các bộ phận hoặc giữa những người trong cùng bộ phận hoặc giữa các cấp bậc. Để khắc phục thì cần giải quyết vấn đề "communication".
Mình từng là một nhân viên đi làm cho công ty và cũng từng là một giám đốc điều hành một công ty, nên mình có thể chia sẻ cách giải quyết vấn đề từ góc nhìn của cả hai.
Để hai bên có thể giao tiếp hiệu quả thì cần đặt ra một số nguyên tắc chung. Thường thì những nguyên tắc này được ghi thành văn bản. Đó không nhất thiết là một kiểu văn bản nghiêm túc nhưng giống như một thỏa thuận. (Công ty mình có một mấy file dài ngoằng có các quy định, quy tắc luôn).
Ví dụ, "định hướng phát triển công ty" là gì thì phải cụ thể ra thành văn bản. Khi nhân viên mới vào thì được học. Trong suốt quá trình làm việc thì cứ lấy đó ra mà xem để mọi người không phải hiểu sai. Nếu định hướng công ty chỉ được nói miệng thì hiểu sai là điều tất nhiên.
Ví dụ, hai bên thỏa thuận: "trước khi nhân viên hỏi ý kiến sếp, nhân viên cần chuẩn bị ít nhất 2-3 phương án cho vấn đề và báo trước lịch với sếp 24 tiếng. Sếp xác nhận rồi thì phải dành thời gian để nhân viên trình bày. Nhân viên chỉ được phép trình bày vấn đề trong khoảng thời gian nhất định". Cách này sẽ giúp hạn chế tình trạng nhân viên nói vòng vo hết giờ mà ý thì chưa nói hết. Sếp lại đang bận việc khác nên cũng chẳng nhiệt tình.
Trên chỉ là ví dụ. Thực tế thì có rất nhiều quy tắc, quy định, hướng dẫn để tránh hiểu nhầm trong giao tiếp tùy vào từng công ty.
Ngoài ra, nếu bạn là nhân viên được sếp giao việc, bạn phải nhắc lại ý sếp theo cách diễn đạt của mình để đảm bảo mình làm đúng. Tránh trường hợp sếp nói gì cũng nhanh, gọn, nhân viên cứ dạ, vâng mà không biết phải làm gì. Khi sếp nói mà không hiểu, nhân viên còn phải hỏi lại cho rõ. Hỏi lại không chỉ giúp bạn hiểu rõ ý sếp mà còn giúp sếp hiểu được khả năng tiếp thu của bạn để điều chỉnh. Chứ cứ dạ, vâng mà không hiểu gì rồi làm sai thì dễ dẫn đến mất thời gian cả hai, làm sếp không hài lòng, nhân viên thì mệt mỏi.
Trường hợp này áp dụng cho cả đồng nghiệp. Hai bên nói chuyện với nhau cần dựa trên một điểm chung, chứ không thể bên nói A, bên nói B được. Điểm chung đó có thể dựa trên thống nhất, văn bản, dựa trên yêu cầu của sếp, công ty, dựa trên mục tiêu công việc...
Một điểm cũng cần thiết chính là việc huấn luyện. Các công ty tổ chức huấn luyện thường xuyên cho nhân viên sẽ giúp nhân viên hiểu công ty, hiểu sếp, hiểu đồng nghiệp, hiểu công việc... hơn và làm tốt hơn. Nhưng không phải công ty nào cũng có thể làm việc này thường xuyên. Nếu bạn đang làm cho công ty không được huấn luyện thường xuyên thì thử đề xuất một số cách trên và/hoặc thay đổi cách mình làm việc nhé.
Chúc bạn vui,
HM
Hà Mai
Chào bạn,
Đây là vấn đề chung của nhiều công ty, do "miscommunication" (hiểu nhầm trong giao tiếp) giữa các bộ phận hoặc giữa những người trong cùng bộ phận hoặc giữa các cấp bậc. Để khắc phục thì cần giải quyết vấn đề "communication".
Mình từng là một nhân viên đi làm cho công ty và cũng từng là một giám đốc điều hành một công ty, nên mình có thể chia sẻ cách giải quyết vấn đề từ góc nhìn của cả hai.
Để hai bên có thể giao tiếp hiệu quả thì cần đặt ra một số nguyên tắc chung. Thường thì những nguyên tắc này được ghi thành văn bản. Đó không nhất thiết là một kiểu văn bản nghiêm túc nhưng giống như một thỏa thuận. (Công ty mình có một mấy file dài ngoằng có các quy định, quy tắc luôn).
Ví dụ, "định hướng phát triển công ty" là gì thì phải cụ thể ra thành văn bản. Khi nhân viên mới vào thì được học. Trong suốt quá trình làm việc thì cứ lấy đó ra mà xem để mọi người không phải hiểu sai. Nếu định hướng công ty chỉ được nói miệng thì hiểu sai là điều tất nhiên.
Ví dụ, hai bên thỏa thuận: "trước khi nhân viên hỏi ý kiến sếp, nhân viên cần chuẩn bị ít nhất 2-3 phương án cho vấn đề và báo trước lịch với sếp 24 tiếng. Sếp xác nhận rồi thì phải dành thời gian để nhân viên trình bày. Nhân viên chỉ được phép trình bày vấn đề trong khoảng thời gian nhất định". Cách này sẽ giúp hạn chế tình trạng nhân viên nói vòng vo hết giờ mà ý thì chưa nói hết. Sếp lại đang bận việc khác nên cũng chẳng nhiệt tình.
Trên chỉ là ví dụ. Thực tế thì có rất nhiều quy tắc, quy định, hướng dẫn để tránh hiểu nhầm trong giao tiếp tùy vào từng công ty.
Ngoài ra, nếu bạn là nhân viên được sếp giao việc, bạn phải nhắc lại ý sếp theo cách diễn đạt của mình để đảm bảo mình làm đúng. Tránh trường hợp sếp nói gì cũng nhanh, gọn, nhân viên cứ dạ, vâng mà không biết phải làm gì. Khi sếp nói mà không hiểu, nhân viên còn phải hỏi lại cho rõ. Hỏi lại không chỉ giúp bạn hiểu rõ ý sếp mà còn giúp sếp hiểu được khả năng tiếp thu của bạn để điều chỉnh. Chứ cứ dạ, vâng mà không hiểu gì rồi làm sai thì dễ dẫn đến mất thời gian cả hai, làm sếp không hài lòng, nhân viên thì mệt mỏi.
Trường hợp này áp dụng cho cả đồng nghiệp. Hai bên nói chuyện với nhau cần dựa trên một điểm chung, chứ không thể bên nói A, bên nói B được. Điểm chung đó có thể dựa trên thống nhất, văn bản, dựa trên yêu cầu của sếp, công ty, dựa trên mục tiêu công việc...
Một điểm cũng cần thiết chính là việc huấn luyện. Các công ty tổ chức huấn luyện thường xuyên cho nhân viên sẽ giúp nhân viên hiểu công ty, hiểu sếp, hiểu đồng nghiệp, hiểu công việc... hơn và làm tốt hơn. Nhưng không phải công ty nào cũng có thể làm việc này thường xuyên. Nếu bạn đang làm cho công ty không được huấn luyện thường xuyên thì thử đề xuất một số cách trên và/hoặc thay đổi cách mình làm việc nhé.
Chúc bạn vui,
HM